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Dicas para administrar melhor seu consultório ou clínica

1. Inove sua agenda

Aquela agenda de papel, além de não ser nada prática, pode gerar confusão, principalmente na hora de desmarcar consultas e encaixar pacientes. A alternativa para isso é adotar um bom sistema informatizado, que facilite a organização dos horários e que possa ser visualizado até pelo smartphone ou pelo tablet.

A agenda eletrônica evita que a secretária cometa erros como marcar dois pacientes no mesmo horário, por exemplo. Além disso, os próprios médicos podem acessar os seus horários de atendimento de qualquer local em que estiverem.

A adoção de uma agenda eletrônica permite consultar os dados dos pacientes rapidamente e verificar as prescrições realizadas anteriormente. Assim, a consulta é mais direcionada, auxiliando no atendimento. 

Outras facilidades da agenda eletrônica são:

  • agendamentos instantâneos: o paciente pode marcar sua consulta em qualquer horário do dia, inclusive em finais de semana;
  • lembretes de consulta: o sistema envia automaticamente um lembrete de consulta para o paciente, informando o dia e o horário;
  • gerenciamento das consultas: o médico pode verificar sua agenda diariamente e integrá-la à sua agenda pessoal.

2. Otimize o tempo de sua secretária

Sabemos que tanto o dia a dia do profissional da saúde quanto o dos secretários costumam ser bastante corridos. Pensando nisso e na primeira dica deste artigo, quanto mais conseguirmos agilizar as atividades da recepção, mais seu atendimento será eficaz e mais satisfeito seu paciente ficará.

Para isso, indicamos novamente a informatização de sua clínica ou consultório. Agendas de papel são pouco práticas, enquanto as agendas online são fáceis de acessar, facilita a busca das datas dos agendamentos de um paciente e a desmarcar e reagendar consulta. Assim, a secretária pode se focar nos pacientes que estão na clínica e em realizar outras tarefas, deixando de perder tempo com a marcação de consultas.

Além da agenda, existem softwares de gestão que permitem que o próprio paciente, por meio do site da clínica, tenha acesso aos horários livres e possa fazer o agendamento no conforto de sua casa, evitando as filas para marcação e o congestionamento das linhas telefônicas da clínica.

3. Facilite a análise dos relatórios de sua clínica ou consultório

Montar tabelas e planilhas para organizar a disposição dos pacientes ou dos preços dos serviços, por exemplo, além de ser estressante, demanda muito tempo. Por isso, essa é uma área também bastante auxiliada por softwares de gestão, que tornam a montagem de relatórios muito mais rápida e eficaz.

Com a utilização de um software de gestão, o médico ou o gestor da clínica pode facilmente gerar relatórios e visualizar outras informações, como fazer a revisão de prontuários, o controle dos convênios, checar a quantidade de consultas realizadas e analisar as formas de pagamento. Esses dados permitem que as decisões sejam tomadas de maneira mais assertiva e que a gestão da clínica seja mais adequada.

O mais interessante disso tudo é que não é necessário estar presente fisicamente na clínica para ter acesso a essas informações. O médico responsável pela clínica pode acessar essas informações de sua casa ou em qualquer local que estiver, bastando ter em seu poder um dispositivo com acesso à internet.

4. Coloque todos os cadastros num mesmo ambiente

Foi-se o tempo em que a recepção da clínica ou do consultório era cheia de arquivos e inúmeras gavetas que armazenavam os cadastros. Agora, tudo isso pode ficar na nuvem: desde a ficha com os dados do paciente até os preços cobrados, para fácil acesso e organização.

A nuvem é um ambiente virtual em que os dados são armazenados com segurança e podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, basta ter acesso à internet. Esse é o conceito de cloud computing, que facilita o acesso remoto e reduz a necessidade de manter arquivos físicos.

Vale ressaltar que a maioria dos softwares de gestão fazem automaticamente o backup dessas informações de período em período, evitando assim que os dados sejam perdidos por erros ou invasões no sistema.

5. Priorize seu atendimento

A relação entre médico e paciente é indispensável para que a clínica ou o consultório funcionem bem e, por isso, deve ser prioridade. Tendo sempre à mão o histórico do paciente, seja na rua, em casa ou no consultório, você consegue oferecer um atendimento muito mais personalizado e, por consequência, mais eficiente.

Novamente, é importante ressaltar que a tecnologia pode ajudar nesse processo. Se o paciente é atendido e percebe que o médico conhece seu histórico de consultas e de prescrições, ele tende a confiar mais no profissional e a sentir-se mais satisfeito.

Além disso, os pacientes bem atendidos, além de retornarem à clínica, também a indicarão para seus familiares, amigos e conhecidos de um modo geral.

6. Organize seus relatórios de faturamento

Para gastar pouquíssimas horas fechando o faturamento de inúmeros planos de saúde, todos os meses, um sistema de qualidade pode vir bem a calhar.

Além disso, o nosso software pode ajudar no controle de contas a receber e a pagar e a fazer o monitoramento dos recibos, ações importantes para que a clínica mantenha suas contas em dia. Tudo isso de forma rápida e prática.

7. Agilize seu controle financeiro

Uma boa ferramenta digital pode ajudar a criar e a manter um fluxo de caixa numa clínica ou em um consultório, organizando a entrada e a saída de recursos. Isso ajuda a mensurar até mesmo o crescimento do estabelecimento.

Dessa forma, é possível identificar as áreas que estão demandando mais recursos e aquelas em que os gastos podem ser reduzidos, aumentando a eficiência no uso dos recursos financeiros.

Outra dica importante é que você não retire dinheiro do caixa para os seus gastos pessoais. A ideia é que o médico gestor da clínica tenha um salário mensal, previamente definido, e que utilize desse dinheiro para suas despesas. Afinal, retirar dinheiro do caixa, por menor que seja a quantia, pode causar erros no fluxo de caixa do consultório.

8. Use os dados a seu favor

Utilize os dados da sua clínica para planejar estratégias de marketing e, a partir disso, conquistar novos pacientes e fidelizar os existentes. Assim, é possível identificar o perfil de pacientes, a recorrência dos históricos e os tipos de reclamações mais realizadas a fim de realizar campanhas direcionadas.

Nesse sentido, vale a pena lembrar que o marketing médico-paciente é uma ferramenta utilizada para agregar valor ao paciente, além de também colaborar na organização da clínica ou consultório e trazer mais retorno para os sócios. Ou seja, podemos dizer que o marketing ajuda todos a se beneficiarem ao máximo com as estratégias.

Exemplos de ações de marketing e relações públicas que podem ser realizadas com dados dos pacientes é o envio de mensagens parabenizando-os no dia de seus aniversários, datas comemorativas como o Natal, Páscoa, Dia das Mães, Dia dos Pais, entre tantas outras. Para isso, também é importante possuir um calendário editorial bastante completo.

9. Busque por acessibilidade

Poder acessar seus dados de agenda, prontuário e controle financeiro de qualquer lugar e a qualquer momento otimiza muito a administração e as tomadas de decisão. Busque um sistema seguro que te dê o respaldo de acesso por computador, smartphone ou tablet, com total conforto e confiança.

Além da segurança, é importante que o seu sistema se adapte bem a qualquer tela em que for acessado. Assim, você poderá administrar os dados tanto por meio de computadores e notebooks, como em celulares, que possuem uma tela menor.

10. Conecte-se ao paciente

Mostrar que a clínica ou o consultório se importa com cada um de seus pacientes é uma ótima estratégia de fidelização. Utilize o seu software para colecionar dados cadastrais e envie mensagens para relembrá-lo das datas de consultas e exames.

Tal prática também é útil para a clínica no que se refere a falta dos pacientes nas consultas. Isso porque muitas pessoas acabam faltando na consulta por esquecimento, pois todos têm uma rotina muito corrida e agitada na atualidade.

11. Invista em marketing

Há um velho ditado popular que diz que “quem não é visto, não é lembrado”. Sendo assim, você precisa investir em marketing para que as pessoas conheçam a sua clínica ou consultório e se interessem em procurar os serviços que você oferece.

Apesar de o Conselho Federal de Medicina (CFM) ditar algumas regras e normativas éticas sobre a publicidade na medicina, existem algumas técnicas que podem ser desenvolvidas sem problema nenhum.

O marketing de conteúdo, ou seja, a produção de artigos, dicas, vídeos e outras informações em canais como blogs e redes sociais pode fazer com que você se torne uma autoridade em seu segmento de atuação.

12. Capacite a sua equipe

Todos os profissionais da sua clínica, como secretárias, enfermeiros e técnicos em enfermagem precisam ser treinados e qualificados para saber lidar com os pacientes.

Promover treinamentos e oferecer cursos complementares pode ser uma boa ideia para capacitar a sua equipe.

13. Otimize o tempo das consultas

Para não perder pacientes e garantir que eles saiam do consultório satisfeitos, é essencial atendê-los no horário agendado. Procure não encaixar pacientes de última hora e mantenha sua agenda devidamente organizada a fim de evitar atrasos. Além disso, saber o que exatamente perguntar e conduzir a conversa de modo a não desviar o foco do assunto principal ajudará a não exceder o tempo máximo de consulta dos pacientes. 

14. Escolha um bom software

Quase todas essas dicas podem ser colocadas em prática com um sistema de qualidade e confiança, que compreenda e atenda às suas necessidades.

A Master Tecnologia tem o software ideal para seu consultório ou clínica, cabe no seu bole e atende sua necessidade.

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