Cadastro de clientes: como fazer e quais informações considerar

O cadastro de clientes permite ter acesso a informações e hábitos dos seus clientes de maneira organizar e assim criar estratégias para potencializar seu negócio. Leia o artigo abaixo e saiba tudo sobre como fazer o cadastro de clientes.

Você sabe como fazer o cadastro de clientes? Sabe como utilizá-lo de forma a otimizar seus resultados? Agora, vamos a pergunta de ouro: você sabe a importância do cadastro de clientes para o seu negócio?

Possuir este cadastro significa ter controle sobre os dados dos clientes que consomem seus produtos ou serviços. Essa coleta de dados irá auxiliá-lo não só a interagir com o seu público, mas também a ter mais embasamento para refinar estratégia de retenção e aquisição de novos clientes.

Mesmo que pareça algo simples, ter o registro dessas informações é muito valioso e pode trazer resultados reais para o seu negócio. Afinal, até mesmo as atividades mais rotineiras trazem benefícios!

Quer conhecer um pouco mais? Neste artigo te mostraremos uma maneira simples e eficaz de realizar o cadastro dos seus clientes. Acompanhe: 

Quais informações são importantes para o cadastro de clientes?

Começando pelo básico, as informações-chave que você precisa ter no cadastro são os dados principais do seu cliente, como por exemplo:

• Nome
• E-mail
• Telefone
• Endereço
• Data de nascimento
• Sexo
• CPF

Se você quiser elaborar um pouco mais, pode ainda acrescentar o histórico de compra do cliente, adicionando os serviços e produtos preferidos e com que frequência foram realizadas as compras. Além disso, informações como profissão, interesses e estilo de vida, são outras opções válidas na hora de preencher o cadastro.

É possível começar de maneira simples fazendo uma planilha no Excel com os dados mais básicos de cada cliente. Assim, você já consegue ter um controle de quem são eles, a faixa etária e de que região ou cidade eles são, por exemplo.

Qual a importância de manter o cadastro de clientes atualizado?

Analisando as informações-chave acima, você consegue dizer porque é importante manter o cadastro dos seus clientes atualizado? É bem simples: quanto mais dados e informações do cliente você tiver em seu cadastro, mais você será capaz de conhecer o seu cliente e conseguirá atendê-lo da forma mais personalizada o possível.

Afinal, qual cliente não gostaria de ser chamado pelo nome e saber que outra pessoa lembra as suas preferências e o que comprou da última vez? O grau de satisfação do cliente reflete diretamente no valor que ele está disposto a pagar por seus produtos ou serviços.

Agora que você compreendeu a importância, que tal entender os benefícios? 

Quais os benefícios de se ter um bom cadastro de clientes?

Ter um bom cadastro é essencial para o andamento e crescimento do seu negócio. Atualmente, engajar e fidelizar seu cliente é fundamental para potencializar as estratégias de marketing e vendas. O cadastro, portanto, é importante não só para criar as bases do seu relacionamento com o cliente, mas também para a fidelização. Outros benefícios de ter um cadastro completo e organizado são:

• Comunicar as novidades: sempre deixe seus clientes a par das novidades em sua loja, dessa forma eles ficam mais propensos a experimentar e adquirir seus lançamentos;
• Oferta de produtos complementares: através do histórico de compras você pode oferecer novos produtos que combinam com outros que o cliente já comprou, é uma ótima estratégia para impulsionar a fidelização;
• Melhore o seu pós-venda: mostre que você se lembra do cliente e de suas preferências, invista em estratégias que irão impulsionar e reforçar o relacionamento com o cliente;
• Personalize a comunicação: um dos grandes benefícios de ter um cadastro completo de seus clientes é poder segmentar e personalizar sua comunicação com cada um, separe os contatos por grupos de interesse, faixa etária, gênero, e monte estratégias de vendas variadas;
• Utilize estratégias de marketing digital: aproveite para ter uma comunicação direta com seus clientes pelas redes sociais e e-mail marketing, mostre que seu negócio possui um canal aberto para comunicação e feedbacks, valorizando os seus clientes.

Depois de descobrir seus benefícios, que tal saber como tornar o cadastro mais eficiente? Confira as nossas dicas abaixo:

1. Obtenha dados de cadastros dos clientes

Faça uma busca das informações que sua empresa já possui, reúna os dados do setor financeiro e contatos que os vendedores pegaram e atualize qualquer outro banco de dados que sua empresa já possua. Junte todas essas informações coletadas em locais variados e unifique em um único cadastro.

Em seguida, implemente uma rotina diária ao finalizar suas vendas para complementar os cadastros já existentes e realizar os novos. Nesse momento, interrogatório e preenchimento de formulários podem ser inúteis. Treine seus colaboradores para terem empatia e estarem sempre atentos aos detalhes e, dessa forma, conseguirem tais dados por meio de uma conversa informal.

Uma forma criativa para efetuar um cadastro completo de seu cliente é aproveitar campanhas promocionais para que seus clientes forneçam seus dados de forma espontânea para resgatar cupons, por exemplo.

2. Registre as opções de compras dos consumidores

Um cadastro completo deve ter o registro das compras realizadas pelos seus clientes. Tal registro será uma referência de tamanhos e preferências dos seus consumidores na hora de adquirir novos produtos e reforçar seu estoque, bem como, direcionar o trabalho da sua equipe de vendas para o contato pós-venda.

Desse modo, servirá para deixar o direcionamento de ofertas e produtos mais consistente e personalizado, tornando mais efetiva a possibilidade de vendas. Com essa base de dados, sua equipe terá informações necessárias para solidificar relações, atrair e fidelizar clientes antigos.

Ao obter o registro de compras passadas, você consegue mapear qual o ciclo de vida do seu cliente, e pode montar estratégias para reativar clientes que já não compram a muito tempo.

3.Fazer o cadastro em uma plataforma

Analisando as informações-chave do seu cadastro de clientes, você consegue dizer por que é importante manter os dados dos seus clientes atualizado? É simples: quando você faz um cadastro da maneira mais completa possível, é capaz de conhecer o seu cliente mais a fundo e, dessa maneira, consegue atendê-lo de forma diferenciada.

Por isso, treine seus funcionários para utilizar dados de forma técnica, que permita a aproximação de maneira mais fácil, por conhecer as peculiaridades de cada indivíduo.

A maneira mais profissional de criar e manter um cadastro é em uma plataforma, que fornecerá um ambiente organizado e seguro para manter os dados. Essa plataforma deverá possibilitar sincronização e analise dados pessoais do cliente, seu perfil de consumo e sugestões de venda, fortalecendo sua marca e impactando de maneira positiva suas vendas.

4. Mantenha os dados atualizados

Sua empresa conseguiu efetivar uma venda, ou seja, seu produto ou serviço foi escolhido como aquele capaz de suprir a necessidade de consumo do seu cliente. Com essa venda, você conseguiu os dados cadastrais dele. Dessa forma, o próximo passo agora é estabelecer um canal de comunicação entre sua empresa e o consumidor para fortalecer e potencializar seu relacionamento com o cliente.

Para que essa comunicação seja efetiva, os dados contidos na ficha cadastral deve estar sempre atualizada e válida. Pois essa é uma das principais forma de contatar e iniciar uma comunicação direta entre sua loja e os seus clientes. 

Não atualizar esses dados preciosos acarreta em perder vendas e desperdiçar a possibilidade de fidelização do seu consumidor. Invista no pós-venda para fortalecer o relacionamento com seu cliente e mantenha os dados sempre em dia.

5. Estabeleça comunicação efetiva, mas não invasiva

Lembre-se de estabelecer comunicação para atrair, satisfazer e fidelizar seu público-alvo. Uma forma simples é a publicação de suas ofertas, produtos, horários especiais de funcionamento e novidades no status do WhatsApp e stories do Instagram — você se fará lembrado sem sobrecarregar diretamente seu cliente de mensagens.

A comunicação por publicidade geral pode ser feita na linha do tempo de suas redes sociais ou da maneira tradicional, utilizando os relatórios gerados pelo banco de dados das fichas cadastrais. 

Criar essa comunicação mais individualizada pode ser feita por meio das peculiaridades e perfil de consumo, já coletados de cada cliente, para satisfazer suas necessidades e gerar novas vendas. Crie uma rotina onde você consiga envolver seus clientes a fim de fortalecer seu relacionamento e marcar presença. Mas atenção, sua comunicação deve ser pensada com cautela para não ser invasiva.

Como gerenciar os dados do cadastro de clientes?

O primeiro ponto fundamental para contar com uma base de dados consistente é manter as informações de seus clientes organizadas e com fácil acesso. Apenas desse modo os dados inseridos têm validade e podem ser usadas adequadamente. Quer saber como fazer um bom gerenciamento desse processo? Vamos te ajudar com essa tarefa!

Conte com uma ferramenta de gestão

Uma ferramenta de gestão completa oferece a integração dos processos de diversos setores da empresa. Um software que inclua essa função é a melhor maneira de realizar o controle desses dados.

O sistema adequado permite que o cadastro se comunique com os demais departamentos da empresa, facilitando o uso das informações dos clientes sem necessitar de um trâmite para cruzar as informações.

Contando com um software completo, é possível obter a geração de relatórios e descobrir padrões sobre os consumidores. Assim, você checa quais compram mais, em qual período, qual é o perfil mais comum, etc.

Aposte na automação

A automação é a chave para otimizar processos — e com o cadastro não é diferente. Alimentar e consultar manualmente os detalhes dos clientes, conforme o tamanho da sua empresa, pode se tornar uma tarefa inviável. 

Como vimos anteriormente, é de extrema importância para a empresa manter o cadastro de clientes em dia. Com a automação, você consegue fazer a operação de jeito facilitado: apenas com alguns cliques é possível acrescentar qualquer novo conhecimento e manter a ficha sempre atualizada.

Trate os dados

Tratar os dados evita informações duplicadas. Por isso, é essencial realizar esse processo, de maneira a organizar e compilar todas as informações do cadastro de clientes. Assim, aquilo que é desnecessário é excluído, o que permite padronizar as referências.

Ou seja, você deve criar uma diretriz estabelecendo quais são os conhecimentos que ficarão registrados e de que modo devem ser discriminados nos registros. Com esse cuidado, você consegue a rápida localização do que precisa.

Quando for buscar por telefones, documentos, endereços ou qualquer outro dado importante, já terá a segurança que estarão no formato adequado para que você possa utilizá-los imediatamente.

Invista no pós-venda

Essa é uma das melhores maneiras de atualizar pontualmente o cadastro de cliente. Realizar esse contato após a compra permite conseguir feedbacks acerca da satisfação dos clientes. Registre as informações para melhor entender aquele consumidor e suas necessidades no futuro.

Dentro do relacionamento pós-venda, você também pode conferir se todos os dados da transação estavam corretos. Também poderá incluir novas informações e meios de contato que o cliente deseja adicionar. Além de confirmar todos aqueles conhecimentos que a empresa já tem.

Consequentemente, você adquire uma relação mais próxima com seus clientes, fazendo com que se sintam importantes e valorizados. Para o cadastro de clientes esse contato é riquíssimo, porque possibilita a inserção de informações mais complexas acerca do atendido, mantendo tudo sempre atualizado.

Esperamos que esse artigo tenha te ajudado a entender a importância do cadastro de clientes. Para conferir mais artigos como esse, confira nosso blog, estamos sempre com novidades em assuntos como gestão de lojas, vendas, meios de pagamento e muito mais! 

Fonte: blog da Hiper